Стандартизация документов и унификация документооборота

    Внедрение системы "ТУРБО архив" на предприятии позволяет стандартизировать и автоматизировать механизмы создания и проверки сметной документации путем создания и использования набора утвержденных и защищенных шаблонов сметных документов, что в значительной степени исключает "человеческий фактор" в части совершения грубых ошибок и нарушении логики содержания и формы документа.

    Алгоритм работы системы следующий: в приложении "ТУРБО сметчик", компоненте ПК "Строительный эксперт" создается смета, которая сохраняется в качестве шаблона. Теперь при создании новых смет определенного типа используется один из подходящих сохраненных шаблонов, что упрощает процесс подготовки документации, особенно в случае повторяющихся типовых наборов работ. Затем, каждая смета, пройдя согласование и утверждение всех инстанций, в соответствие с правилами документооборота предприятия, добавляется в "ТУРБО архив" в качестве эталонного документа. В соответствие с настроенными правилами обмена данными, в базу "ТУРБО архива" копируются те элементы содержания сметы, которые необходимы для поиска документов или построения отчетов. По мере выполнения осмеченных работ на основании сметы готовятся акты выполненных работ. Эти акты импортируются в систему ТУРБО архива, при этом автоматически производится поиск сметы в архиве, к которой относится данный акт и производится проверка акта на соответствие смете. В случае обнаружения расхождений (например, структура и значения начислений или различия в базовой стоимости единичных элементов стоимости) система выдает сообщение с предупреждением и содержанием обнаруженного несоответствия. Пользователь может принять акт без изменений (если расхождения обоснованы и согласованы), либо же внести корректировки в акт и уже после этого совершить импорт. Если же акт не содержит явных ошибок, он может быть импортирован в систему.