Программа «ТУРБО архив» компонент программного комплекса «Строительный эксперт» — разработан для решения задач организации единого информационного пространства на предприятиях строительного комплекса, стандартизации и систематизации документооборота организации и смежных предприятий, оптимизации бизнес-процессов.
«ТУРБО архив» относится к классу Систем Управления Электронным Документооборотом (СУЭД) и предназначен для автоматизации процессов учета проектно-сметной документации на предприятиях строительного сектора. Основная задача системы — упростить работу с большим архивом документации, организовав все документы в единую базу данных, увязав данные внутри документов с данными и метаданными системы.
В отличие от аналогичных программ, «ТУРБО архив» реализует глубокие механизмы интеграции данных и предоставляет инструменты формирования правил обращения данных в системе. Таким образом, например, некоторые данные, которые могут быть изменены только изнутри документа, как сметная стоимость например, попадают в систему «ТУРБО архив» автоматически, но не могут быть изменены изнутри системы, а только из самой сметы, в то время как данные, например, о наименовании подрядчика, выполняющего работы, могут браться из специального справочника внутри системы «ТУРБО архив» и меняться как в системе, так и в самой смете. При смене значений автоматически меняются все связанные значения, например, при смене наименования Заказчика меняются его Реквизиты, ФИО и Должность ответственного лица и т.д. Тем самым создается удобная единая среда для работы специалистов, решающих различные задачи.
Система "ТУРБО архив" позволяет определять классы, атрибуты и связи в структуре базы документов. Реализованный для этих задач интерфейс не требует специальных знаний и навыков программирования, поэтому любой человек, обладающий системным мышлением и желанием во всем этом разобраться сумеет адаптировать "ТУРБО архив" к потребностям конкретной организации.
Общий вид интерфейса можно увидеть на скриншоте:
Все документы в базе "ТУРБО архива" сгруппированы по пользователю, отвечающему за данный документ, году, названию контрагента и адресу объекта. При импорте документа в базу производится его проверка на соответствие установленным для данного документа шаблонам (в случае, если документ является актом выполненных работ, то производится поиск и проверка на соответствие акта смете), и в базу системы загружаются все данные, содержащиеся внутри документа, которые настройкой были предназначены для экспорта.
Система позволяет разграничить и определить права доступа пользователей к архиву документов, причем разграничение прав ведется на уровне содержания документа. Это означает, что к данным одного и того же документа, например, реквизитам и контактным данным подрядчика, комментариям к смете или любым другим пользовательским данным, может быть организован различный уровень доступа для пользователей системы. То есть кто-то может вообще не видеть чужих документов или некоторых данных в них, кто-то будет иметь возможность смотреть, но не сможет ничего изменить, у кого-то будет полный доступ и так далее.
Для чего это нужно? Для того чтобы обеспечить сохранность документов и хранящейся в них информации, которая может быть конфиденциальной. И самое главное - специалист теперь может быть уверен, что никто другой, кроме допущенных лиц, не изменит документ, который этот специалист курирует. Уменьшается вероятность ошибочного изменения или потери данных. Ведущийся системой журнал действий пользователей в системе позволит всегда обнаружить кто, когда и что менял в документах, и восстановить данные.
Для организации удобного и эффективного поиска в базе "ТУРБО архива", была разработана система поиска документов по любому атрибуту с задаваемыми пользователем условиями. Так например, если нужно найти смету с точной суммой сметной стоимости, можно задать следующие условия: "искать в поле сметная стоимость значение, равное X". Если же предмет поиска точно не определен, например, не известно точное наименование документа, но известно, что в нем должны присутствовать такие-то ключевые слова, можно задать следущие условия поиска: "искать в поле наименование документа значение, содержащее слова "улица строителей дом 8".
Кроме того, данная система может работать в режиме фильтров, которые могут накладываться друг на друга, последовательно сужая область документов, соответствующих условиям поиска. Интерфейс поисковой системы представлен на скриншотах:
Внедрение системы "ТУРБО архив" на предприятии позволяет стандартизировать и автоматизировать механизмы создания и проверки сметной документации путем создания и использования набора утвержденных и защищенных шаблонов сметных документов, что в значительной степени исключает "человеческий фактор" в части совершения грубых ошибок и нарушении логики содержания и формы документа.
Алгоритм работы системы следующий: в приложении "ТУРБО сметчик", компоненте ПК "Строительный эксперт" создается смета, которая сохраняется в качестве шаблона. Теперь при создании новых смет определенного типа используется один из подходящих сохраненных шаблонов, что упрощает процесс подготовки документации, особенно в случае повторяющихся типовых наборов работ. Затем, каждая смета, пройдя согласование и утверждение всех инстанций, в соответствие с правилами документооборота предприятия, добавляется в "ТУРБО архив" в качестве эталонного документа. В соответствие с настроенными правилами обмена данными, в базу "ТУРБО архива" копируются те элементы содержания сметы, которые необходимы для поиска документов или построения отчетов. По мере выполнения осмеченных работ на основании сметы готовятся акты выполненных работ. Эти акты импортируются в систему "ТУРБО архива", при этом автоматически производится поиск сметы в архиве, к которой относится данный акт и производится проверка акта на соответствие смете. В случае обнаружения расхождений (например, структура и значения начислений или различия в базовой стоимости единичных элементов стоимости) система выдает сообщение с предупреждением и содержанием обнаруженного несоответствия. Пользователь может принять акт без изменений (если расхождения обоснованы и согласованы), либо же внести корректировки в акт и уже после этого совершить импорт. Если же акт не содержит явных ошибок, он может быть импортирован в систему.
Если вы хотите приобрести ПК «Строительный эксперт», вы можете сделать это на нашем сайте.